Методические указания к

 лабораторной работе

WORD 97 - 2000

Часть  2

Оформление документов в текстовом процессоре MS WORD

1 Цель работы

         Освоить приемы форматирования документов в ТП Word.

2 Задачи работы

Научиться оформлять документы, используя знания по компьютерной верстке в ТП Word.

3 Содержание работы

3.1 Отрыть документ, созданный на предыдущем занятии. Просмотреть результат форматирования, выполненного на предыдущем занятии, воспользовавшись кнопкой . Установить в документе новые параметры страницы (см. лаб. работу Word Часть 1):

·        на вкладке Размер  бумаги  задать   размер страницы текста формата А5 (14,8 см х 21 см). Оценить результат. Установить ориентацию бумаги альбомная;

·        задать ширину полей: верхнего – 2 см, нижнего – 2 см, левого – 2см, правого -  2см. Поменять ориентацию бумаги на книжную. Оценить результат.

3.2 Отредактировать текст, путем копирования и перемещения абзацев.

а) Выделить 1-й абзац и скопировать его на 2 страницу, воспользовавшись кнопками на панели инструментов или соответствующими командами меню (см. лаб. работы Windows Часть 1, 2). Выделить 2-й абзац  и переместить его на 2 страницу, аналогичным способом.

б) Выделить 3 - й абзац на 2 странице и переместить (перетащить) его (в пределах страницы). Скопировать этот же абзац в пределах страницы.

Сделать поиск и замену слов синонимами. Найти в тексте слово "информатика": а) с учетом регистра; б) без учета регистра. Заменить в тексте слово «текстовый процессор» на «ТП». Для замещающего слова установить следующий формат: «Полужирный», 18 пт, двойное подчеркивание.

3.3 Оформить документ.

3.3.1 Создать список в 5-м абзаце. Для этого нужно выполнить следующие действия: нажать клавишу Enter после запятых (перечислений), («… формат бумаги…, ориентацию бумаги…, поля…, колонтитулы…»), выделить исправленный текст, после нажать одну из кнопок на панели инструментов. Оценить результат. Затем изменить вид списка, чтобы значок маркера принял один из следующих видов  или .

3.3.2 Создать обычную сноску из  1 предложения 5-го абзаца. Выбрать  автоматическую  нумерацию сноски.

3.3.3 Вставить вверху текста номера страниц.

3.3.4 Создать верхний колонтитул,  вставить в него полное имя файла, количество страниц в документе. Изменить формат номера страницы. Создать нижний колонтитул,  вставить в него дату и время.

3.3.5 Привести текст к единому стилю. Для заголовков с нумерацией 1, 2, 3 и т.д. задать стиль Заголовок 1 с выравниванием по центру, размером шрифта 18, начертанием «полужирный», горячей клавишей Alt+Я. Для заголовков с нумерацией 1.1, 1.2, … и т.д. задать стиль Заголовок 2 с выравниванием по правому краю, одинарным межстрочным интервалом, начертанием «полужирный», размер шрифта 16, горячей клавишей Alt+Ч. Тексту абзацев задать стиль Основной текст с выравниванием по ширине, размер шрифта 14, начертание «обычный», полуторный межстрочный интервал, горячая клавиша Alt+С. Поменять в стиле Основной текст размер шрифта с 14 на 12, затем, использовав горячие клавиши,  переформатировать текст абзацев.

3.3.6      Создать оглавление вида Современный.

3.3.7      Вставить в документ разрыв страницы. Показать результат.

3.3.8      Разбить текст на две колонки. Выбрать для 1- ой колонки ширина = 3 см, промежуток = 1,25 см; для 2 – ой колонки ширина = 4 см.

3.4 Сохранить документ в файле  под другим именем и оформить отчет.

4. Требования к отчету

  Отчет должен содержать:

·     название работы, постановку задачи и сведения о последовательности её   выполнения;

·     ответы на  контрольные вопросы из п.7,  указанные преподавателем.

5  Общие положения

5.1 Редактирование текста

5.1.1 Перемещение и копирование текста

Выделенный текст можно перемещать на новое место или копировать. Для этого используется буфер промежуточного хранения (Clipboard) - область памяти, где временно хранится любой объект  (например, текст, иллюстрация и т. п.) пока его место не займет новый объект (см. лаб. работу Windows Часть 1, 2). В Microsoft Word 2000 существует буфер обмена на 12 ячеек, с помощью которого можно копировать фрагменты таблицы не только в пределах Word но и в другие приложения, например, в Microsoft Excel. 

Перемещать или копировать текст можно 3 способами: с помощью панели инструментов Стандартная (кнопки Копировать , Вырезать , Вставить ); при помощи меню (команды Правка / Вырезать, Правка / Копировать,  Правка / Вставить) или командами контекстного меню Вырезать,  Копировать,  Вставить.

Чтобы вывести панель буфера обмена  (рисунок 1) необходимо воспользоваться командой Вид  / Панели инструментов / Буфер обмена. Для вставки  всех фрагментов из буфера одновременно используется кнопка . Для того, чтобы очистить буфер следует нажать кнопку .  При копировании двух фрагментов подряд панель Буфер обмена появляется автоматически.

Рисунок 1 Панель буфера обмена

5.1.2 Перемещение и копирование методом «перетащить и отпустить»

Для перемещения фрагмента необходимо выделить нужный текст, затем установить указатель мыши на него, чтобы он (указатель) принял вид стрелки, после этого нажать на левую  кнопку мыши и не отпуская ее перетащить указатель мыши на новое место. Для копирования текста необходимо одновременно с кнопкой мыши удерживать клавишу Ctrl.

5.1.3 Поиск и замена текста

Для поиска текста нужно выбрать из меню Правка  команду Найти, затем в поле Найти ввести текст, который надо найти. Щелкнуть кнопку Больше, а затем выбрать форматирование и дополни­тельные параметры поиска. Для поиска следующих це­почек, удовлетворяющих за­данному критерию поиска, щелкнуть кнопку Найти далее и ОК.

Команда Найти облегчает поиск текста и форматирования в больших документах. С помощью команды Заменить найденный текст или форматирование можно сразу же изменить. Диалоговое окно Найти и заменить содержит множество параметров, которые позволят найти и заменить именно то, что нужно. Флажок Учитывать регистр упрощает поиск слова, начинающегося с прописной буквы или написанного только строчными (прописными) буквами. Чтобы найти группу слов, можно использовать подстановочные знаки. Например, при поиске цепочки «бал*», будут найдены слова «балаган», «балалайка», «балет», «балл». Вкладка Переход  поможет быстро переместиться в нужное место документа.

Для замены текста выбрать из меню Правка  команду Заменить (рисунок 2),  в поле Найти ввести текст, который нужно найти, щелкнуть кнопку Больше и выбрать параметры поиска и форматирования. В поле Заменить на  ввести новый текст, указать новые параметры форматирования, щелкнуть кнопку Найти далее, Заменить или Заменить все. Когда на экране появится сообщение, что Word закончила просмотр документа, щелкнуть ОК, щелкнуть Отмена в противном случае.

Рисунок 2 Окно Найти и заменить

5.2 Оформление документа

5.2.1 Создание списков

Многие документы могут содержать различные списки – определенные последовательности или перечисления. Списки могут быть нумерованными или маркированными. Формирование, изменение таких списков осуществляется для выделенного участка текста при помощи команды Формат / Список. Простейшие списки можно создавать с помощью кнопок  Нумерация и  Маркеры на панели инструментов Форматирование. Если уже создан маркированный или нумерованный список, то можно изменить заданные по умолчанию символ маркера или формат числа. Для этого служит команда Формат / Список. С ее помощью, например, можно переделать нумерованный список в список, обозначенный буквами. При перемещении, добавлении или удалении элементов списка, Word перенумерует его. Для замены маркированного списка нумерованным (или наоборот) необходимо выделить список, затем щелкнуть кнопку Маркеры или Нумерация на панели инст­рументов Форматирование.

5.2.2.Создание сноски

Иногда для пояснения некоторых редко используемых слов или описанных ранее понятий используют сноски (разъяснения), которые чаще всего расположены либо в конце страницы, либо в конце главы или книги. Подобные сноски можно создать средствами Word. Для этого  нужно воспользоваться командой Вставка / Сноска. В открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать вид сноски в зависимости от ее месторасположения и нумерацию или маркировку. Для создания сноски необходимо:

·        поместить курсор в то место, где требуется сделать сноску;

·        выполнить команду Вставка / Сноска, в появившемся диалоговом окне выбрать вид создаваемой сноски: обычная или концевая (внизу страницы или в конце документа);

·        выбрать опцию Нумерация / Автоматическая (по умолчанию) или ввести в поле Другая подходящий символ (знак) сноски, задав все параметры сноски ввести нужный текст сноски в появившееся окно.

5.2.3 Вставка номера  страницы

Для вставки номеров страниц необходимо вызвать команду Вставка / Номера страниц, после чего появится окно (рисунок 4).

В поле Положение следует выбрать расположение номера на странице (например Вверху страницы или Внизу страницы).

В поле Выравнивание – расположение номера страницы относительно полей страницы (например, слева, от центра, справа, внутри,  снаружи). Если снять флажок Номер на первой странице, то на первой странице номер не будет проставлен.

Рисунок 4 Окно Номера страниц

5.2.4.Создание колонтитулов

Колонтитул – текст или рисунок, который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В колонтитуле обычно размещают номера страниц, название книги или текущей главы. В зависимости от расположения  (в верхнем или в нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними или нижними. 

Для создания колонтитулов используют команду Вид / Колонтитулы. После этого на экране появляется панель Колонтитулы (рисунок 5).

Для перехода из поля верхнего колонтитула в поле нижнего колонтитула и обратно используется кнопка .

Рисунок 5 Окно Колонтитулы

Введенный текст колонтитула располагается в пунктирной рамке, указывающей границы колонтитула. Текст колонтитула форматируется как обычный текст. Для вставки полного имени файла необходимо использовать кнопку . Для вставки номера и количества страниц используют кнопки  . Для вставки даты и времени – кнопки  . Для изменения формата номера страницы служит кнопка . В режиме отображения колонтитулов основный текст документа редактировать невозможно. Если оставить поле колонтитула пустым, то колонтитул будет отсутствовать. Для удаления колонтитула следует его выделить и нажать клавишу Delete. 

5.2.5 Применение стиля

Стиль оформления - это поименованный набор настроек параметров форматирования, которые можно применить к выделенному тексту. Каждый стиль состоит из таких атрибутов, как тип, тип и размер шрифта; интервалы, способ выравнивания текста, отступы и табуляция. Стили позволяют быстро отформатировать   документ. При использовании стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, единство оформления документа. Особенно необходимы стили при работе с объемными документами. Можно один раз задать форматы стилей и назначать их для заголовков, списков, табуляции и других элементов текста, а не форматировать каждый из них в отдельности.

 Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Для выбора стиля из списка необходимо выделить текст, который надо отформатировать, щелкнуть на стрелку списка Стиль на панели инструментов Форматирование, затем выбрать нужный или воспользоваться командой Формат / Стиль.

Для того, чтобы привести текст к единому стилю, необходимо выделить заголовки 1 – го уровня, затем выполнить  команду Формат / Стиль и выбрать из открывшегося   окна «Стили» (рисунок 3 ) Заголовок 1, далее командой Формат / Абзац задать необходимое выравнивание, командой Формат / Шрифт задать нужный размер шрифта и  начертание.

Рисунок 3 Окно Стиль

Для быстрого форматирования документа можно назначить горячую клавишу, (например  Alt+Я), воспользовавшись кнопкой Клавиша. Аналогичным способом можно задать стиль заголовкам 2 – го уровня (стиль Заголовок 2), выбрав необходимое выравнивание, межстрочный интервал, начертание, размер шрифта и т. д.   Тексту абзацев также можно задать свой стиль. Для того, чтобы поменять в стиле какую–нибудь установку (например, размер шрифта или начертание) необходимо воспользоваться командой Формат / Стиль / Изменить / Формат / Абзац (Шрифт и т. д.).

Кнопка Формат по образцу  позволяет копировать стили из выделенного текста и применять их к другому фрагменту текста. Название сохраненного стиля появится в списке Стиль  на панели инструментов Форматирование. Приложение Word содержит большое количество готовых стилей, но можно также создать и свои собственные.

5.2.6 Вставка разрывов страниц

Microsoft Word автоматически разбивает текст на страницы. Для вставки дополнительного разрыва страницы необходимо установить курсор в место, с которого должна начинаться новая страница и вызывать команду Вставка / Разрыв. В диалоговом окне Разрыв необходимо установить переключатель новую страницу и щелкнуть ОК. 

Если документ должен состоять из страниц, которые имеют различные параметры, то его следует разделить на несколько разделов. Каждый раздел имеет собственные параметры страницы. Для вставки в документ нового раздела в диалоговом окне Разрыв необходимо выбрать один из переключателей. 

Удаляются знаки разрывов раздела или страницы как обычные символы клавишей Delete или Backspace. 

5.2.6 Создание оглавления

В Word можно автоматически создать оглавление или содержание документа. Сделать это возможно после того, как текст приведен к единому стилю заголовков 1-го, 2-го и т. д. уровней. Для того, чтобы создать оглавление, необходимо воспользоваться командой Вставка4 Оглавление и указатели… (рисунок 7), на вкладке Оглавление выбрать вид оглавления, установить нужные флажки, установить уровень вложенности заголовков для оглавления и выбрать вид заполнения (свободное место между названием главы и номером страницы).

 Рисунок 7 Окно Оглавление и указатели…

5.2.8 Верстка страниц. Создание многоколонного документа

Верстка страниц определяет организацию страницы, задавая соотношения между границами, колонками и расстоянием между колонками. Одноколоночная верстка обычно используется для книг, и писем, в то время как двух - и трехколоночный формат больше подходит для журналов и газет.

Microsoft Word позволяет верстать текст в несколько колонок. Текст вводится в них последовательно, переходя к следующей колонке после заполнения предыдущей. Для многоколонной верстки следует перейти в режим Разметка страниц (команда Вид / Разметка страниц), так как в режиме Обычный текст не будет отображен в несколько колонок.

Существуют два варианта использования многоколоночная верстки.

1. Весь документ разбит на одинаковое количество колонок одинаковой ширины.

2. Различные части документа разбиты на различное число колонок или ситуация, когда колонки имеют различную ширину. В этом случае необходимо разбить документ на разделы, каждый из которых будет иметь свое разделение на колонки.

Для создания колонок текст сначала выделяют, а затем используют команду Формат / Колонки. После этого открывается диалоговое окно Колонки (рисунок 6), где в поле Число колонок необходимо ввести нужное число колонок или выбрать один из рисунков в рамке Тип. Флажок Разделитель устанавливает линию между столбцами текста. Если включен флажок колонки одинаковой ширины, то все колонки будут иметь одинаковую ширину. Если выключить этот флажок, то можно ввести для каждой колонки точные значения ее ширины и расстояния между колонками в поля Ширина и промежуток. 

 Рисунок 6 Окно Колонки

В поле Применить указывается часть документа, для которой будут действовать выбранные режимы: К текущему разделу, До конца документа, Ко всему документу.

Создать колонки одинаковой ширины можно с помощью кнопки  на панели инструментов Стандартная . После щелчка на ней появляется окно, в котором следует выделить нужное количество колонок и нажать кнопку мыши. Изменять ширину колонок и расстояние между ними можно с помощью горизонтальной координатной линейки. 

У даление колонок – это операция установления одной колонки для всего документа.

6 Контрольные вопросы

1)     Способы копирования (перемещения) данных Word.

2)     Особенности буфера обмена Word 2000.

3)     Как осуществляется поиск и замена слов?

4)     Какие возможности оформления документа вы знаете?

5)     Как создать колонтитул?

6)     Для чего используются колонтитулы?

7)     Что такое компьютерная верстка?

8)     Как разбить текст на колонки?

9)     Как вставить разрыв страницы?

10)Что такое стиль?

11)Как вставить сноску?

12)Для чего применяют стили оформления?

13)Как создать список? Виды списков.

14)Как создать автоматическое оглавление?

15)Как сохранить документ под другим именем?

Библиография

1        Информатика: Учебник/ Под редакцией проф. Макаровой Н.В., М.: Финансы и статистика 1997.-768 с.: ил.

2        Борланд Р. Эффективная работа с WORD 2000 – СПб.: Питер.-2000.-960 с.

3        Шафрин Ю.А. Информационные технологии. – М.: Лаборатория базовых знаний. – 1998. – 704 с.

4        Информатика. Базовый курс: Учебник/ Под редакцией Симоновича С.В. - СПб.: Питер.-2000.-640 с.

5        Савельев М. Ю. Пособие Word”97 расширенный курс. - training@office.optima.ru. – 1999.